[بداية]
يقوم المركز الإعلامي على تنظيم المعلومات التي يتلقاها من مصادرها، وترتيبها وفقًا لنظامه المخطَّط له. وهنا يجب الانتباه إلى كيفية الحصول على المعلومات، وكيفية تصنيفها وترتيبها، وهو ما نشير إليه في النقاط الآتية:
تنقسم مصادر المعلومات إلى: مصادر تقليدية، ومصادر إلكترونية.
تُعَد الكتب من أكثر مصادر المعلومات انتشارًا، وتشتمل على الحقائق الأساسية والمعلومات العامة والمفاهيم والمبادئ والنظريات التي استقرت في مجالها.
المرجع هو كتاب لا يُقرَأ من أوله إلى آخره؛ وإنما لأخذ المعلومة منه فقط، وهذا هو الفرق بينه وبين الكتاب؛ حيث الكتاب قد يُقرأ لآخره.
تقسم المواد المرجعية إلى:
الموسوعة كلمة يونانية تعني: حلقة كاملة من المعرفة، وهي أداة سريعة للحصول على المعلومات، حيث إنها تعرف بأنها: كتاب مرجعي يضم موضوعات المعرفة البشرية، ومرتبة هجائيًّا.
2- القواميس أو المعاجم:
معنى القاموس لغويًّا: البحر، وقيل: وسط البحر ومعظمه، والقاموس: كتاب يضُم مفردات لغة معينة أو عدة لغات، يجمعها ويرتبها هجائيًّا مع الشرح والتفسير وتوضيح كيفية نطقها ومعانيها واستعمالاتها مع الأمثلة.
الكتاب السنوي: هو كتاب مرجعي، يصدر غالبًا عن المؤسسات، وتبيَّن فيه إنجازاتها وأنشطتها السنوية.
التقاويم: هي تعطي معلومات عن الأيام والتواريخ ذات الأهمية الخاصة خلال سنة معينة.
هي قائمة ترتَّب وفق نهج معين، إما هجائيًّا أو موضوعيًّا، وتحوي أسماء أشخاص أو منظمات أو مهن أو صناعات أو أعمال تجارية أو أماكن جغرافية وسياحية، أو أدلة الرسائل الجامعية.. وغيرها.
تُستعمَل عندما يراد توضيح فكرة معينة أو علاقات عددية أو كَميَّة وإحصائية، ويمكن توضيح فكرة الرسوم البيانية بطرائق كثيرة، مثل: الأعمدة، الدوائر، الخطوط، المضلع، المدرَّج.
6- قوائم الكتب، والببليوجرافيات:
هي قوائم تُعنَى بحصر الإنتاج الفكري، من: كتب، ومخطوطات، ووسائل سمعية وبصرية.. وغيرها من مصادر المعلومات، وتُعِين الباحث على التعرف على ما نشر أو صدر من مؤلفات على المستوى المحلي أو الوطني أو الإقليمي أو العالمي.
هي دليل منهجي موضوعي منظِّم للمواد والأفكار التي تشتمل عليها الكتب والدوريات والصحف وغيرها من مصادر المعلومات. وتكون هذه الأفكار ممَثَّلة بواسطة مداخل رئيسة وفرعية مرتبة وفق ترتيب معين؛ وذلك تسهيلًا للباحث للوصول إلى المحتويات في أسرع وقت وبأقل جهد.
هي ملخص للمطبوع أو المقال، مصحوب بوصف ببليوجرافي كافٍ، يمكن بواسطته تتبع المطبوع أو المقال. وتُلخَّص الأجزاء المهمة من المطبوع، أما الأجزاء غير المهمة فتحذف.
وتندرج عملية الاستخلاص ضمن أعمال التحليل الوثائقي، وقد برزت على باقي المهام للأهمية البالغة التي تكتسبها.
هو فن الاستخلاص باستخدام الحاسب, وفيه تُميَّز الكلمات المفردة وتُحصى مرات وُرُودها في النص بعد استبعاد الكلمات ذات الدلالة العامة، كأدوات التعريف والتنكير وحروف الجر وضمائر الوصل.. وما شابه ذلك)[1].
ـ مساعدة القراء على تقريرِ ما إذا كانوا بحاجة إلى الرجوع إلى النص الكامل للوثيقة، أم يمكنهم الاكتفاء بالملخص.
ـ التذكير بنتائج البحوث؛ فحتى بعد قراءة المقالة أو الوثيقة فإن الباحث يحافظ على المستخلَص؛ لتذكُّر أهم نتائج البحث وسهولة الرجوع إليها مقارنة بالرجوع إلى النص الكامل.
ـ تسهيل تكشيف المقالات: فالمستخلصات تساعد المكتبيين والباحثين في إيجاد المعلومات بطريقة سهلة.
ـ التشجيع على الإحاطة الجارية: حيث تقع على عاتق أي باحث مسؤولية أخلاقية تتمثل في الاطلاع الدائم والمستمر على الإنتاج الفكري في مجال تخصصه.
ـ الاقتصاد في تكاليف البحث: فالإحاطة الجارية الواعية أهم ضمانات تجنُّب تكرار البحوث، وما دامت المستخلصات تخدم أهداف الإحاطة الجارية وتؤدي إلى الاقتصاد في وقت القراءة، فإنها تؤدي حتمًا إلى الاقتصاد من تكاليف البحث.
ـ تخطي الحواجز اللغوية: هناك تشتت لغوي للإنتاج الفكري؛ فهناك على سبيل المثال نحو سبعين لغة مستعملة في نشر الإنتاج الفكري في العلوم والتكنولوجيا، في الوقت الذي لا يمكن فيه للباحث العلمي استعمال أكثر من لغتين في المتوسط.
أ- الوثائق ذات الصلة باهتمامات المستفيدين.
ب- الوثائق التي تُعَد مساهمات جديدة في مجال الاهتمام.
ج- التقارير النهائية أو غيرها من التقارير التي تستند إلى منهج جديد.
د- الوثائق التي تحتوي على معلومات من الصعب الوصول إليها، مثل: الوثائق باللغات الأجنبية، وغيرها من الوثائق محدودة التداول[2].
تتضمن: توجيهات وإرشادات لأداء عمل أو نشاط معين، ومن أمثلتها: كتب التصوير، والإخراج، وكتب إصلاح السيارات والأجهزة الأخرى.
يلجأ إليها الباحث للحصول على معلومة محددة أو حقيقة معينة، وتشتمل كتب الحقائق على البيانات والحقائق الأساسية المتعلقة بموضوع ما، وهي أكثر شيوعًا في العلوم البحتة والعلوم التطبيقية.
هي كتب كُتِبت قديمًا بخط اليد لعدم وجود الطباعة وقت تأليفها، وتمثل أهمية خاصة لدارسي التاريخ والأدب والفلسفة والعلوم الشرعية والعلوم الإنسانية بصفة عامة.
هي كتب تهتم بتجميع الأرقام والبيانات عن نشاط معين أو موضوع محدد أو عدة موضوعات، وتبويبها، وتفسيرها، وتحليلها.
هي دراسات نقدية تقويمية، تحصر أحداث العام في مجال معين أو موضوع معين، وتزنها وتقيسها.
تعد الرسائل الجامعية على مستوى الماجستير والدكتوراه من مصادر المعلومات المهمة التي تقتنيها مراكز مصادر المعلومات والمكتبات بأنواعها المختلفة.
هي وثائق تشتمل على دراسات وبحوث، عُرِضَت ونوقشت في مؤتمر أو ندوة أو اجتماع أو حلقة دراسية أو لقاء علمي، وتُعالِج موضوعًا أو موضوعات حديثة ومتخصصة.
هي تقارير تهتم بتسجيل نتائج مشروعات البحوث في الموضوعات المختلفة، وتُعَد هذه البحوث عادة بتكليف من هيئة معينة وبدعم مالي منها، وتظهر المعلومات الخاصة بهذه البحوث في شكل تقرير يحتوي على قصة البحث كاملة.
هي عبارة عن اتفاقية بين الدولة والمخترع، تَضْمَن الدولة بمقتضاها للمخترع حقه الكامل في استغلال اختراعه لمدة محدودة، وذلك حماية للمخترع من تقليد اختراعه أو سرقته، وهي تُقدِّم وصفًا دقيقًا للاختراع وعرضًا مفصَّلًا لأسسه النظرية وتطبيقاته العملية، وهي مصدر مهم للمعلومات العلمية والفنية، تُمكِّن الباحث من تتبع تاريخ أي اختراع أو اكتشاف، والحصول على صورة واضحة عن الوضع الحالي لحقل معين.
هي المطبوعات أو الوثائق التي تصدر عن هيئة أو مؤسسة حكومية تنفيذية أو تشريعية أو قضائية، وتشتمل على معلومات تتصل بنشاط الهيئة أو المؤسسة المسؤولة عن هذه المعلومات.
تُعَد التقارير من أهم أوعية المعلومات التي تهتم مراكز المعلومات باقتنائها؛ لاشتمالها على معلومات مفصلة عن الموضوعات التي تغطيها.
تُعَد القصاصات من مصادر المعلومات القيِّمة، ويتولى اختصاصي مركز المعلومات اختيار القصاصات وتنظيمها، وقد ينتقيها من النشرات التي يستغني عنها المركز أو من النسخ المكررة للصحف والمجلات، وتفيد القصاصات في إنشاء أرشيف للمعلومات بشكل يعتمد على المعلومات الموضوعية.
21- مصادر المعلومات السمعية والبصرية:
هي فئات من أوعية المعلومات غير التقليدية، تقوم على تسجيل الصوت أو الصورة المتحركة أو هما معًا بإحدى الطرائق التكنولوجية الملائمة، ومن تلك المصادر: الأفلام الوثائقية- الأفلام التعليمية- الأفلام الثقافية.