خامسًا: الخدمات المعلوماتية:
مراكز المعلومات المتخصصة تتعامل بشكل أساسي مع المعلومة، وبغض النظر عن شكل وعاء المعلومات (ورقي، أقراص مدمجة، وسائل سمعية وبصرية..) فإن الهدف هو الحصول على المعلومة المطلوبة من قِبَل المستفيدين، دون النظر إلى الهيئة التي تكون عليها، حيث يُحدِّد أهمية هذه المعلومات عدة عوامل، من أهمها: وفاؤها لحاجة المستفيد، وحداثتها.
لذا: عادة ما يكون تركيز مراكز المعلومات المتخصصة منصبًّا على أوعية المعلومات الإلكترونية؛ لأن من أهم ميزاتها: الحداثة وسرعة الوصول إليها، وهذا لا يَتأتَّى في أوعية المعلومات التقليدية، كما تتميز الأوعية الإلكترونية بتنوعها وتعدد مصادرها الهائل، إذ يحتوي الإنترنت على كميات هائلة من المعلومات التي تتجدد بشكل مستمر وسريع.
وتعرف خدمات المعلومات بأنها: خدمة تهيئها مكتبة متخصصة أو مركز معلومات هدفها جذب انتباه المستفيدين إلى المعلومات التي في حوزتها وذلك توقعًا لطلبها[1].
ونلفت النظر إلى أن التكشيف والاستخلاص- اللذان سبقت الإشارة إليهما- يُعَدَّان من أكبر الخدمات التي يقدمها مركز المعلومات للباحثين والمترددين عليه.
وانسجامًا مع هذه المنطلقات تحرص مراكز المعلومات المتخصصة على بناء قاعدة علمية وتقنية للمعلوماتية، وإيجاد نظم عمل وآليات متقدمة تكفل انتظام إنتاج المعلومات الملبية للحاجات وتوفيرها وتداولها، عن طريق بناء نظام معلوماتي متكامل وإدارته وتطويره، بما يؤمِّن الإسناد المعلوماتي، ويسهم في رفع مستوى الكفاءة والفعالية وتحسينهما في المجالات العلمية والإنتاجية والخدمية والتنموية كافة في قطاعات الجهة التابع لها.
أما من حيث خدماتها، فإن مراكز المعلومات المتخصصة تقدِّم خدماتها لجميع منسوبي الهيئة التابع لها- وقد تتاح للباحثين الآخرين -؛ مما يمكنِّهم من الاستفادة من خدماته ومقتنياته للمطالعة وإجراء البحوث. وتتنوع هذه الخدمات بحسب حاجة المستفيدين.
وتُعَد الخدمات المرجعية المعلوماتية لب خدمات المعلومات، كما يُعَد قسم الخدمات المرجعية العمود الفقري لمركز المعلومات المتخصص؛ حيث إنه المكان الأول الذي يتوجه إليه المستفيد الذي يحتاج إلى مساعدة في الحصول على معلومة معينة.
[الخدمات المرجعية التي تقدَّم]
ويساعد موظفو قسم الخدمات المرجعية المستفيدين عن طريق تقديم الخدمات المرجعية الآتية[2]:
1- الخدمات المرجعية المباشرة: يمكن للباحث الحصول على المعلومات المرجعية عن طريق زيارة قسم الخدمات المرجعية بشكل مباشر، وطلب هذه المعلومات.
2- الخدمات المرجعية الهاتفية: يستطيع الباحث الحصول على بعض المعلومات المرجعية اليسيرة عن طريق الاتصال بقسم الخدمات المرجعية، وطلب هذه المعلومات.
3- الخدمات المرجعية البريدية: يمكن للباحثين في القطاعات التابعة للهيئة المنشئة للمركز- وغير الموجودين في الهيئة نفسها- الحصول على الخدمات المرجعية عن طريق إرسال بريد عادي أو إلكتروني إلى قسم الخدمات المرجعية لطلب المعلومات التي يحتاجونها، ويتولى قسم الخدمات المرجعية إرسال المعلومات إلى الباحثين عن طريق البريد أو بأي طريق آخر يفضلونه.
4- الخدمات المرجعية عبر موقع المركز: حيث يمكن للباحثين كذلك الحصول على الخدمات المرجعية مباشرة، عن طريق موقع المركز على الإنترنت أو الشبكة المحلية.
5- إصدار نشرات إخبارية يومية[3]: حيث تحتوي النشرات على المواد الإخبارية أو التحليلات أو الموجزات الإعلامية، التي تساعد في عمليّات اتخاذ القرار وتطوير النشاط العلمي أو الفني للمؤسسة، وقد تُؤدَّى تلك الخدمة من خلال تصوير الأخبار المهمة من مصادرها وإعادة توجيهها إلكترونيًّا أو يدويًّا (محتويات الدوريات على سبيل المثال).
6- تداول الدوريات ونسخها وتصويرها: الدورية من أنسب أوعية المعلومات، وتمرير الدوريات وإعارتها من أقدم أشكال الإحاطة الجارية وأكثرها انتشارًا.
7- إحاطة الباحثين بالجديد: بإضافة قوائم لإضافات جديدة بالمركز تبعًا لتصنيف محتوياته، أو تبعًا لاهتمامات الباحثين (بث انتقائي للمهتمين بالاقتصاد على سبيل المثال).
· خطوات إعداد خدمة الإحاطة الجارية:
أ- انتقاء كل ما هو مناسب من الدوريات والتقارير وبراءات الاختراع.. وغيرها مما يتفق مع اهتمامات الباحثين المعنيين.
ب- إعداد سجل منظم يتضمن البيانات كافة للتحقق من المواد وأماكنها.
ج- تجميع السجلات وتنظيمها على شكل نشرة أو عدة نشرات، وتوزيعها على الباحثين؛ لتقرير ما هو مفيد بالنسبة لهم[4].
سادسًا: إدارة مراكز المعلومات:
لا نغفل أن الإدارة وِفْقَ أسس علمية حديثة تُعَد أساس النجاح في تقديم أي خدمة معلوماتية، وما تعانيه كثير من المراكز من ضعف في تقديم خدمات معلوماتية جيدة إنما هو ناتج- غالبًا- عن حالة إدارية سيئة، فالإدارة القوية تُعَد من عناصر البنية الأساسية لمركز المعلومات المتخصص؛ حيث إنها تنظم العمل وتحفزه وتطوره، بينما تعوق الإدارة الضعيفة الأداء في العمل.
ولعل التحدي الذي يواجِه إدارات مراكز المعلومات المتخصصة هو بناء الخطة الإدارية الناجحة التي تساعد المكتبيين على العمل وحدةً واحدة، فبناء الفريق يعزز الروح المعنوية والثقة والتماسك والتواصل والإنتاجية.
كما أن تقديم خدمات معلوماتية متطورة ليس بالعملية التي يمكن تنفيذها من خلال قرار يتخذه مسؤول، أو اقتراح يرفعه مستفيد وحسب، ولكنها عملية متشابكة جدًّا، ويحتاج القيام بها وجود بِنْيَة تحتية قوية في المكتبة التي تعتزم تقديم خدمات تستحق أن يُطَلق عليها خدمات معلومات، والتي منها:
· وجود الكادر المتخصص، القادر على تلبية احتياجات المستفيدين.
· تكامل مجموعة المكتبة وتغطيتها لجميع الموضوعات التي تهم الهيئة المنشِئة.
· التجهيزات التقنية اللازمة لتقديم الخدمات المعلوماتية.
التقنيات الحديثة في مراكز المعلومات:
لا بد للمراكز البحثية والمعلوماتية أن تلجأ لكل جديد لمواكبة عصر المعلومات المتقدمة؛ فإن مصطلح (عصر المعلومات) لا يعني فقط اعتماد الإنسان على استخدام الحاسب والوسائل الإلكترونية في جميع أعماله، وإنما يعني أيضًا: ازدياد حجم المعلومات التي أنتجها البشر خلاله، كما يعني كذلك: الاعتماد على المعلومات المتاحة في جميع عمليات التنمية، بجانب حرية تداول المعلومات والبيانات بهدف إنتاج أكبر للمعرفة والمعلومات، فالمعلومات تَزِيد بالاستخدام ولا تزيد بالحد من حركتها.
الملاحَظ في هذا الأمر: أن الإنسان كلما كانت مساحة تخزين معلوماته ومعارفه أصغر حجمًا.. كانت قدرته أعظم على احتواء أكبر كمية من المعلومات، وعلى ذلك: يرى كثير من الخبراء أن استخدام الحاسب الآلي يُعَد نقطة انطلاق ثورة عصر المعلومات، وإذا أُضِيف إلى ذلك: استخدام كل أشكال الاتصالات الحديثة من الأقمار الصناعية والألياف الزجاجية الممتدة تحت أسطح البحار والمحيطات، فإن عمليات تخزين المعلومات وإيصالها من مكان إلى آخر يُعَد أقصى درجات انتصار البشرية- حتى هذه اللحظة- في استخدام أدوات تكنولوجية لتخزين المعلومات واسترجاعها ونقلها بين مكان وآخر، وتمثل شبكة الإنترنت في شكلها الحالي الشكل الأساسي لاستقرار عصر المعلومات حاليًا.
ثمة كثير من الشواهد في العصر الحالي بأن البشرية تمكَّنت بشكل أو بآخر من القبض أخيرًا على خناق أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وبأنها تستخدمها في اتخاذ القرارات السياسية والاقتصادية والاجتماعية والعلمية. وذلك على الرغم من وجود آراء أخرى معارضة لذلك تقول بأننا ما زلنا في بداية عصر المعلومات، وبأن اكتشاف الحدود التي يمكن أن يتقدم إليها البشر ما زال مجهولًا، أو كما يقول بعض الباحثين: إننا ما زلنا في مهد عصر المعلومات.
إن ما انتجته البشرية- على سبيل المثال- من معلومات خلال عامي2003 و2004 يوازي كل ما انتجته البشرية من معلومات منذ بداية التاريخ وحتى بداية القرن الواحد والعشرين، وفي مجال الكيمياء وحده وصلت عدد البحوث والدراسات التي سجلتها واحدة من أشهر أدوات حصر المعلومات في العالم إلى 30 مليون دراسة عام 2005، هذه الأرقام تقف دلالاتها عند حدود ردود أفعال دور تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في تقدم البحث العلمي.
مركز المعلومات وتكنولوجيا الاتصال:
إن وجود مركز للمعلومات يمكن أن يؤدي دورًا متخصصًا يمثل تحديًا كبيرًا، فقد أصبح بإمكان كل باحث أن يكون لديه حاسب آلي، ويُمَكِّنه الاتصال بشبكة الإنترنت من أن يضع على جهازه عشرات- بل مئات- الأبحاث بلغات متعددة، وهذا ما مَكنَّه في الوقت ذاته من تقليل زمن إعداد أبحاثه- التي كانت تستغرق سنوات منذ عشرة أو عشرين عامًا- إلى بضعة أسابيع الآن، وكذلك مكنه استخدام شبكة الإنترنت من الاتصال بعديد من العلماء والخبراء عبر العالم في مجال تخصصه، ومكنه من استخدام أدوات البحث ومحركاته بجميع أنواعها على شبكة الإنترنت في الحصول على ما يريده من معلومات عن أي شيء على ظهر الأرض.
لكن يبقى الدور الأكبر لمركز المعلومات المتخصص أنه يستطيع تقديم معلومة مُوَثَّقة ومركَّزة وهادفة للباحثين، ويوفر عليهم أيضًا وقت التصفح.
لقد مَرَّ اختراع الحاسب الآلي بصعوبات عدة، ومرت البرامج التي يمكن استخدامها من خلاله بعديد من التطورات، كذلك مرت أساليب تخزين المعلومات واسترجاعها بكثير من التجارب حتى تستقر على أوضاعها الحالية، وجَرَت مئات الآلاف من التجارب على أشكال الاتصال بين الحواسيب، حتى إن شبكة الإنترنت نفسها ما زالت في طور التجارب، وعلى الرغم من كل ذلك، فقد قدمت هذه المجموعة من التكنولوجيا- غير المستقرة حتى الآن- عديدًا من الخدمات البشرية بصفة عامة، وهي في مجال الإعلام أثبتت جدواها في المؤسسات الصحفية وشبكات التليفزيون والإذاعة.
الكمبيوتر أداةً للتكنولوجيا المعلوماتية:
يحسن بنا أن نتعرف على الوسيط الأكبر للتخزين والمعالجة والبث الحديث للمعلومات، ولا يخفى أن الكمبيوتر يتكون من مُكوَّنَيْن رئيسين: المكونات الداخلية (Hard Wear)، وبرامج (Soft Wear).
المكونات الداخلية للحاسب الآلي (Personal Computer- PC’s):
الحاسب الآلي، أو الكمبيوتر، أو الحاسوب.. كلها مسميات لهذه الآلة التي تتكون من مجموعة من الأجزاء، هي:
ـ المعالج (Processor): وهي الأداة التي يمكن أن تقوم بمعالجة المعلومات والبيانات التي يمكن إدخالها في الحاسب.
ـ أداة التخزين (Storage Media): وهي تمثل القرص الصلب الذي تُخزَّن المعلومات عليه؛ بهدف حفظها أو استرجاعها أو معالجتها في وقت لاحق.
ـ أدوات إدخال البيانات واستخراجها (Input/ Output tools): وهي التي تتمثل في: لوحة المفاتيح (Key Board)، والفأرة (Mouse) والماسحة الضوئية (Scanner).. وكلها أدوات لإدخال البيانات وتخزينها على القرص الصلب للحاسب، أو أي أداة تخزين خارجية كالأقراص الممغنطة والأقراص الضوئية.. وغيرها.
أما أدوات الإخراج والعرض، فهي: شاشة الحاسب (Monitor) التي تُعرض المعلومات عليها، وكذلك الطابعة (Printer) التي تُخرِج المعلومات في شكل مطبوع عليها، وكذلك تمثل الأقراص الممغنطة والضوئية أدوات لإخراج المعلومات والبيانات عليها، والرجوع إليها عند الضرورة.
لم يكن من الممكن استخدام الحاسب الآلي، ومن ثم: معالجة المعلومات، دون أن تتطور صناعة البرمجيات نفسها.
تمثل البرمجيات عقل الحاسبات، فالأجهزة والمكونات التي أشرنا إليها لا يمكن أن تعمل وحدها، وإنما لا بد لها من برامج ونُظُم تُثبّت على الحاسبات؛ حتى يمكن تشغيل الحاسبات، فالحاسبات تعمل من خلال نظم تشغيل (Operating Systems)، ولا يمكن دون هذه النظم تشغيل الحاسبات أو استخدام أي من التطبيقات الشائعة، كبرامج إعداد النصوص أو الجداول أو الرسم أو الصوت أو الصورة المتحركة.. فمن دون هذه البرامج لم يكن من السهل التعامل مع الحاسب أو استخدامه بشكل أفضل، ويمكن الإشارة إلى أهم هذه البرامج فيما يأتي:
ـ معالجات النصوص(Word Processing):
لا يمكن كتابة رسالة أو خطاب أو تقرير أو مذكرة، أو إعداد دراسة أو مشروع قانون.. دون أن تملك القدرة على التعامل مع واحد من أهم تطبيقات الحاسب، ألا وهي: معالجات النصوص، فهي التي تمكِّنك من عمل ذلك، إضافة إلى التحكم في أنواع الخطوط وأشكالها وحجم الصفحة وعدد السطور بها.. إلى آخر تلك العمليات الضرورية لإخراج مستند مقروء، وبحيث يمكنك في نهاية المطاف أيضًا من حفظ المستند أو طباعته أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى من تريد.
ـ معالجات الجداول (Spread Sheets):
كم من مرة توقفنا لإعداد جدول إحصائي بعدد العاملين في المؤسسة، أو عدد الحضور، أو نسبة التصويت على قرار، أو متوسط الغياب لموظف.. كل هذه العمليات الإحصائية التي تُعرَض في شكل جداول غالبًا تُنَفَّذ عبر ما يعرف ببرامج اللوحات الجدولية (Spread Sheets)، وهناك كثير من البرمجيات المتقدمة التي تقوم بعمليات أكثر تعقيدًا، كإعطاء رسوم بيانية لهذه الجداول، أو استخراج متوسطات حسابية، أو معاملات انحدار وارتباط.. إلى آخر هذه العمليات.
ـ برامج الرسم والملتميديا (Graphics and Multimedia):
لا يمكن تسجيل الصوت والصورة الثابتة أو المتحركة، أو القيام بالرسم واستخدام الألوان.. دون أن توجد البرامج الداعمة لمثل هذه العمليات على الحاسب، وتتوافر كثير من التطبيقات، ومن المفهوم أنه كلما ارتفعت إمكانات التطبيق وخدماته.. ارتفع سعره.
ـ قواعد البيانات (Databases):
وهي البرمجيات التي يمكن استخدامها لوضع كمية ضخمة من البيانات على هيئة تسجيلات، مثل: بيانات كل موظف في المؤسسة، أو بيانات المتعاملين معها، ومن ثم: استرجاعها عند الضرورة، ولا تكاد توجد مؤسسة في العالم حاليًا لا تعمل الآن باستخدام هذه القواعد، التي تتوافر معها وسائل لاسترجاع المعلومات والبيانات التي أُدخِلَت مسبقًا، وكذلك ضمان تعديلها أو حذفها أو الإضافة إليها عند اللزوم، وهناك عدة أنواع من قواعد البيانات، مثل: قواعد البيانات النصية، وقواعد بيانات الصور، وقواعد البيانات الببليوجرافية، وقواعد البيانات الإحصائية، وقواعد البيانات الكيميائية... وغيرها كثير.
ـ برمجيات الذكاء الاصطناعي:
وهي برمجيات توفِّر على الإنسان كثيرًا من الوقت، وتقوم بأعمال أقرب إلى أعمال البشر، ولعل من أهمها مثلًا: برمجيات الترجمة، وهي التي تقوم بالترجمة من لغة إلى أخرى، أو برمجيات تحويل الخطب المقروءة إلى نصوص، وهي برمجيات تمتلك خاصية التعرف على الصوت (Speech Recognition)، أو تلك التي تقوم باختزان خبرات بشرية في مجالات معينة، كالطب والزراعة..، واسترجاعها عند الضرورة، وتسمى تلك الأخيرة بالنظم الخبيرة (Expert Systems)، وهذا النوع من النظم متقدم للغاية في الدول المتقدمة، كذلك هناك نظم التعرُّف الضوئي على الحروف، أي: تحويل الكتابات على الورق من شكلها الصُّوَري إلى نصوص، مع إمكانية تعديلها، وتسمى (Optical Character Recognition- OCR)، وهناك أيضًا: حقل في غاية الأهمية، هو حقل: الروبوت، أو الإنسان الآلى.
كل هذه التطبيقات وغيرها يمكن استخدامها في المؤسسة الدعوية أو الإعلامية، مثل: تحويل خطب الأعضاء من الشكل الصوتي إلى شكل الحروف والجمل، باستخدام خاصية التعرف على الصوت.