[ 8 ] إدارة نظم المعلومات
مفهوم نظام المعلومات :
النظام هو مجموعة من العناصر تتكامل فيما بينها لتحقيق هدف معين، ويتكون النظام من ثلاثة مكوِّنات أساس؛ وهي: المدخلات، والمعالجات (العمليات)، والمخرجات. وغالبًا ما يسمح النظام بحدوث تغذية عكسية في صورة مدخلات مرتدة تسهم في التقويم والرقابة على الأداء. ويعمل النظام داخل بيئة محيطة به تقع خارج حدوده، ويتأثر النظام بهذه البيئة المحيطة ويؤثر فيها أيضًا. ويوضح الشكل أدناه المكونات الأساس للنظام:
ويمكننا تعريف نظام المعلومات بأنَّه: «بيئة تحتوي على عدد من العناصر التي تتفاعل فيما بينها ومع محيطها؛ بهدف جمع البيانات ومعالجتها حاسوبيًّا، وإنتاج وبث المعلومات لمن يحتاجها لصناعة القرارات». ويوضح التعريف العناصر الرئيسة لمفهوم نظام المعلومات، وهي[1]:
1- أنه يعد بيئةً أو كيانًا قائمًا بذاته، وتفصله عن الكيانات الأخرى أو عن المحيط الذي يعمل فيه حدودٌ، وفي معظم الحالات فإن هذه الحدود غير ملموسة.
2- أنه يتكون من عدد من العناصر، وهي: الأفرادُ، وهم إخصائيو نظم المعلومات والمستخدمون النهائيون، والأجهزة الحاسوبية، والبرمجيات الحاسوبية، والبيانات، والإجراءات والأساليب التي تحكم عمل النظام وتديره.
انظر الشكل التوضيحي أدناه:
3- أنَّ عناصر نظام المعلومات تتفاعل فيما بينها ومع بيئتها المحيطة بها بصورة دائمة، ويُعد نظام المعلومات نموذجًا للنظام المفتوح الذي يتفاعل مع محيطه.
4- أنَّ الهدف الأساس لنظام المعلومات هو جمع البيانات ومعالجتها، ثم إنتاج وبث المعلومات. والبيانات هي مفاهيم لغوية، أو رياضية، أو رمزية خالية من المعنى الظاهري المتفق عليه لتمثيل الأشخاص أو الأشياء أو الأحداث؛ فمفاهيم مثل: سيارة، وصندوق، وكرسي، والرقم السادس؛ هي بيانات لا معنى ظاهريًّا لها، وهي بحاجة لأن تخضع لعملية معالجة لتتحول إلى معلومات، وتتم المعالجة عن طريق الجمع أو التصنيف أو الترتيب أو الترميز أو الاختصار أو الترجمة أو الجدولة، وغيرها من أدوات المعالجة المختلفة، وتهدف المعالجة إلى تحويل المفاهيم الخالية من المعنى الظاهري إلى مفاهيم ذات معنى تساعد في عملية صنع القرار، وتتم المعالجة عبر نظام حاسوبي. والمعلومات هي التي تنتج عن معالجة البيانات، ويمكننا تعريفها بأنها: «بيانات معالجة لها معنى وقيمة، وتستخدم في صناعة القرارات».
ويوضح الشكل أدناه مكونات نظام المعلومات:
أهمية نظم المعلومات:
تتعامل الوحدات الوظيفية في المنظمات الإدارية مع حجمٍ هائل من البيانات والمعلومات التي تساعدها في القيام بمهامها الوظيفية، ولا مبالغة في القول بأن نجاح العملية الإدارية يتوقف على قدرة المنظمة على جمع وترتيب وتنظيم واستثمار البيانات والمعلومات الداخلية والخارجية[2].
وترتكز العديد من الوظائف الإدارية في المنظمة على دعم نظم المعلومات، ويمكننا إبرازُ هذا الدور والأهمية فيما يلي:
1- وظيفة التخطيط: ترتكز وظيفة التخطيط على جمع البيانات المتعلقة بالماضي والحاضر والمستقبل، واستخدامها في وضع خطة تتناسب مع إمكانات وظروف المنظمة. وتقوم نظم المعلومات بتوفير هذه البيانات المبوبة بشكلٍ تصبح فيه قابلة للاستخدام.
2- وظيفة التنظيم: تقوم وظيفة التنظيم على تنسيق وضبط الأنشطة المختلفة في المنظمة باعتمادها شكلًا تنظيميًّا ملائمًا. وتؤدي نظم المعلومات دورها في ربط هذه الوحدات والإدارات مع بعضها عبر شبكة معقدة باستخدام أنظمة حاسوبية ووسائل اتصال حديثة تسهم في فاعلية التنسيق بين مختلف المستويات الإدارية.
3- وظيفة صناعة واتخاذ القرارات: تقوم صناعة القرار السليم على استخدام البيانات والمعلومات الصحيحة المصنفة المتوفرة في الوقت الملائم. وتعمل نظم المعلومات على تزويد أصحاب القرار بهذه المعلومات.
4- وظيفة القيادة: تساعد نظم المعلومات الفعالة القائد الإداري في متابعة المهام والأنشطة للمستويات الإدارية المختلفة في المنظمة.
5- وظيفة الرقابة: تساعد نظم المعلومات في تنفيذ العملية الرقابية من خلال إمدادها بالمعلومات الأولية والنهائية (المخطط والفعلي).
أنواع نظم المعلومات:
تعتبر المنظمات الإدارية نظامًا متكاملًا له مدخلاته ومخرجاته، وبالنظر إلى هذه المنظمات؛ فإننا نجد بها العديد من تطبيقات نظم المعلومات، ويمكننا تصنيفها على النحو التالي:
1- نظم المكاتب الآلية: وتمد هذه النظم جميع العاملين في المنظمة بالبيانات، وتتعامل مع الوثائق والمستندات المطلوبة لأداء الأعمال، وذلك من خلال الوسائل التكنولوجية الحديثة التي تسهل عمليات الحفظ والاسترجاع والتعديل والحذف والإضافة، ومن أهم تطبيقاتها: نظم الأرشفة الإلكترونية لحفظ الوثائق والمستندات واسترجاعها.
2- نظم العمليات التشغيلية: وتعبر عن نظم العمليات التي تخدم المستوى التشغيلي بالمنظمة، وهي نظم مبنية على استخدام الحاسوب، وتقوم على جمع وتسجيل ومعالجة البيانات الخاصة بالأحداث اليومية لأنشطة وعمليات المنظمة، مثل: المبيعات، والمشتريات، والمخزون، والعمليات المالية، وعمليات الإنتاج، والموارد البشرية، بالإضافة إلى جمع وتسجيل الأحداث في البيئة الخارجية للحصول على معلومات، وبثِّها في شكل تقارير روتينية لمستخدميها داخل أو خارج المنظمة.
3- نظم المعلومات الإدارية: تعتمد نظم المعلومات الإدارية على أنظمة المعلومات التشغيلية، وتخدم المديرين في المنظمة، وتزودهم بالتقارير اليومية، وتسمح لهم بتداول البيانات المتعلقة بالإنجاز الحالي أو المعلومات التاريخية، وهي مخصصة للأحداث الداخلية في المنظمة، وتساعد على وظائف التخطيط والإشراف واتخاذ القرار.
4- نظم دعم القرار: وتخدم هذه النظم مستويات الإدارة الوسطى في المنظمة، وتستخدم بيانات نظم المعلومات التشغيلية والإدارية، بالإضافة إلى استفادتها من بيانات البيئة الخارجية؛ مثل: أسعار المنافسين، ولهذه الأنظمة قدرة تحليلية؛ إذ تقوم بتجميع البيانات الداخلية والخارجية ومعالجتها، وتتميز بالمرونة والاستجابة السريعة للمتغيرات في البيئتين الداخلية والخارجية للمنظمة، وتساعد الإدارة الوسطى على التخطيط والجدولة والمتابعة واتخاذ القرارات.
5- نظم دعم الإدارة العليا: وتخدم هذه النظم المستويات الإدارية العليا في المنظمة، وتهتم بالمستوى الإستراتيجي، وتجمع البيانات من البيئتين الداخلية والخارجية للمنظمة، وتتميز بالقدرات التحليلية، وتسهم في بناء إستراتيجيات المنظمة وتطويرها، وتمكِّن الإدارة العليا من اتخاذ القرارات الإستراتيجية الفعالة.
6- النظم المبنية على المعرفة: وتشير المعرفة إلى المعلومات التي تتيح إمكانية التصرف واتخاذ القرارات. وتساعد هذه النظم على جمع وتصنيف المعارف التطبيقية المكتسبة في المنظمة من خلال الممارسات المختلفة للعاملين والمديرين، ثم معالجتها والاستفادة منها في عمليات التصميم والتخطيط والجدولة واتخاذ القرارات.
ويوضح الشكل أدناه تصنيف أنواع نظم المعلومات، والمستويات الإدارية التي يخدمها:
من خلال ما تعلمته في الأسطر السابقة:
ما الفرق بين هندسة وعلوم الحاسب الآلي، ونظم المعلومات؟
....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
إدارة النظم في شريحة:
